Stt

Tên biểu mẫu

Name of Form

Ký hiệu/

Code

Số sửa đổi

Rev. No.

Thời gian lập/

When to make

Ng­ười báo cáo/ ghi chép

Who reports/ records

L­ưu giữ

Archives

Ghi chú

Remark

PHẦN A: TỔNG QUÁT/ PART A: GENERAL

1

Danh sách liên lạc khẩn cấp

Emergency contact list

R0

2

Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi

Hours of work & rest

R00

3

Danh sách tài liệu kiểm soát/

List of controlled Document

R01-F01

00

Ban đầu & khi thay đổi

Capt., Sỹ quan tàu, Tr/phòng, DP

Tàu; Bờ

Tàu gửi về CQ khi có cập nhật

4

Yêu cầu sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ tài liệu HTQLAT/

Requisition For Revision/ Supplement/ Abolition Of SMS Document

R01-F02

00

Khi cần th/đổi ở STQLAT

Mọi ng­ời

Tàu; Bờ

5

Biên bản ban hành, sửa đổi và huỷ bỏ tài liệu HTQLAT/

Record Of Enactment/ Revision/ Abolition Of SMS Document

R01-F03

00

Khi cần sửa đổi, huỷ bỏ

GĐ, DP

Tàu, Bờ

6

Biên bản phân công nhiệm vụ

Work assignment Record

R02-P04-F01

00

Phân công một số nhiệm vụ trọng yếu cho cấp dưới.

DP, Capt., C/O, C/E,  Trưởng phòng

Tại Bộ phận

7

Biên Bản Sự Ghi Nhận

Observation Record

R03-F01

00

Hàng quí & khi cần

Capt., CQ

Tại Bộ phận, DP

8

Báo cáo Sự không Phù hợp/ Nguy cơ

Non-conformity/ Near miss Report

R03-F02

00

Khi xảy ra/ phát hiện

Mọi người

Tại Bộ phận, DP

9

Báo Cáo Sự cố/ Tai nạn.

Incident/ Accident Report

R03-F03

00

Khi xảy ra/ phát hiện

Trưởng bô phận

Tại Bộ phận, DP

10

Báo cáo kế hoạch khắc phục

Corrective Action Plan Report

R03-F04

00

Khi xảy ra/ phát hiện

Trưởng bô phận, DP

Tại Bộ phận, DP

11

Báo cáo điều tra Sự cố/ Tai nạn

Incident/ Accident Investigation Report.

R03-F05

00

Khi cần

Trưởng bô phận, DP

Tại Bộ phận, DP, GĐ

12

Thông tri cho Thuyền trưởng

Circular to Master

R03-F06

00

Khi cần

Trưởng bô phận, DP

Tại Bộ phận, DP

13

Kế hoạch kiểm định nội bộ hàng năm

Annual Internal Audit Plan

R04-P01-F01

00

Hàng năm và cập nhật

DP

Tại Bộ phận, DP

14

Thông báo kiểm định

Audit Notice

R04-P01-F02

00

Trước khi K Đ khoảng 1 tuần

DP

Tại Bộ phận, DP

15

Biên bản kiểm định nội bộ

Internal Audit Report

R04-P01-F03

00

Hoàn tất K Đ

DP

Tại Bộ phận, DP

16

Biên bản họp an toàn

Safety Meeting Report

R04-P02-F01

00

Hàng tháng / khi cân thiết

Capt

Tàu, Bờ

DP

17

Báo cáo Soát Xét HTQLAT của Thuyền Trưởng

SMS Review Report from Master

R04-P02-F02

00

6 tháng 1 lần hoặc khi được yêu cầu

Capt.

Tàu, DP

18

Báo cáo Soát Xét HTQLAT của Công ty

SMS Review Report from Company

R04-P03-F01

00

Hàng năm

hoặc khi cần

DP

Tại Bộ phận, DP, GĐ

19

Báo cáo kết quả phỏng vấn

Interview Report

R05-P01-F01

00

Khi phỏng vấn

Người được chỉ định

Hành chính thuyền viên

(HC-TV)

20

Danh mục kiểm tra trước khi bố trí xuống tàu

Pre-joining Checklist

R05-P02-F01

00

Trước khi bố trí xuống tàu

Người được chỉ định/ HC TV

Phòng HC-TV

21

Lệnh Điều động Thuyền viên

Mobilization Order

R05-P02-F02

00

Trước khi bố trí xuống tàu

Người được chỉ định/ G Đ

Phòng HC-TV

22

Biên bản bàn giao Thuyền trưởng

Change of Master’s command report

R05-P02-F03

00

Khi bàn giao

Capt.

Tàu và

Phòng HC-TV

23

Biên bản bàn giao Máy trưởng

Change of Chief Engineer Report

R05-P02-F04

00

Khi bàn giao

C/E

Tàu và

Phòng HC-TV

24

Biên bản bàn giao Sĩ quan

Change of Officers report

R05-P02-F05

00

Khi bàn giao

Officers

Tàu và

Phòng HC-TV

25

Biên bản bàn giao thuyền viên.

Chang of Crew Report.

R05-P02-F06

00

Khi bàn giao

Crew

Tàu và

Phòng HC-TV

26

Báo cáo Đánh Giá Thuyền Viên

Crew Appraisal Report

R05-P03-F01

00

Mỗi 6 tháng

Capt/ C/E

Phòng HC-TV

27

Báo cáo Đánh Giá Thuyền Trưởng/ Máy Trưởng

Master/ Chief Engineer Appraisal Report

R05-P03-F02

00

Mỗi 6 tháng

Phòng HC-TV

Phòng HC-TV

28

Kế hoạch huấn luyện

Training Plan

R06-P01-F01

00

Hàng năm và được cập nhật

Trưởng bộ phận

Tàu, Bờ

29

Báo cáo thực hiện kế hoạch huấn luyện

Implementation of Training Plan Report

R06-P01-F02

00

Hàng năm và được cập nhật

Trưởng bộ phận

Tàu, Bờ

30

Thẻ huấn luyện

Training Card

R06-P01-F03

00

Khi được huấn luyện

Trưởng bộ phận

Tàu, Bờ

31

DMKT làm quen tàu

Familiarization Checklist for joining crew

R06-P03-F01

00

Khi nhập tàu

Trưởng bộ phận

Tàu

32

DMKT hướng dẫn thiết yếu

Essential Instruction Checklist

R06-P03-F02

00

Khi nhập tàu

Trưởng bộ phận

Tàu

33

Lịch thực tập hàng năm

Annual Drill Schedule

R06-P03-F03

00

Tháng 12 hàng năm

Capt. & DPA

Tàu, Bờ

34

Biên bản thực tập cứu hoả

Fire Fighting Drill Report

R06-P03-F04

00

Mỗi tháng

Capt.

Tàu, Bờ

35

Biên bản thực tập máy lái sự cố máy lái

Steering Failure Drill Report

R06-P03-F05

00

Mỗi 3 tháng

Capt.

Tàu, Bờ

36

Biên bản thực tập Bỏ tàu

Abandon Ship Drill

R06-P03-F06

00

Mỗi tháng

Capt.

Tàu, Bờ

37

Biên bản thực tập ứng cứu khẩn cấp

Contingency drill Report

R06-P03-F07

00

Xem chu kỳ tại Lịch thực tập năm

Capt.

Tàu, Bờ

38

Kế hoạch chuyến đi

Passage plan

R07-P01-F01

00

Trước khi hành trình

Phó 2

Tàu

39

Danh mục các điểm chuyển hướng

Waypoint List

R07-P01-F02

00

Trước khi hành trình

Phó 2

Tàu

40

Danh mục kiểm tra rời/ đến cảng của bộ phận boong

Check list for deck department on departure/ arrival

R07-P01-F03

00

Trước khi rời/ đến

Sỹ quan trực ca

Tàu

41

Thử máy lái

Steering gear test

R07-P01-F04

00

Trước khi rời/ đến

Sỹ quan trực ca

Tàu

42

Danh mục kiểm tra rời/ đến cảng của bộ phận máy

Check list for engine department departure/ arrival

R07-P01-F05

00

Trước khi rời/ đến

Sỹ quan trực ca

Tàu

43

Danh mục kiểm tra trang thiết bị ngăn ngừa ô nhiễm.

Check list for pollution prevention equipment

R07-P01-F06

00

Trước khi rời/ đến

Sỹ quan trực ca

Tàu

44

Thẻ thông tin cho Hoa tiêu

Pilot Card

R07-P01-F07

00

Trước khi hoa tiêu lên tàu

Sỹ quan trực ca

Tàu

45

Danh mục kiểm tra an toàn cho chuyển giao ca trực buồng lái

Safety checklist for changing bridge watch

R07-P02-F01

00

Khi bàn giao ca

Sỹ quan trực ca

Ghi vào

nhật ký tàu

46

Danh mục kiểm tra an toàn cho chuyển giao ca trực buồng máy

Safety checklist for changing engine room watch

R07-P02-F02

00

Khi bàn giao ca

Sỹ quan trực ca

Ghi vào

nhật ký tàu

47

Giấy phép làm công việc nóng/ nguội

Hot/ Cold Work Permit

R07-P03-F01

00

Khi thực hiện

SQ phụ trách; Capt.

Tàu

48

Giấy phép vào khu vực kín

Enclosed Space Entry Permit

R07-P03-F02

00

Khi thực hiện

SQ phụ trách; Capt.

Tàu

49

Giấy phép làm việc trên cao/ngoài mạn.

Aloft/ Overside Work Permit

R07-P03-F03

00

Khi thực hiện

SQ phụ trách; Capt.

Tàu

50

Biên bản mua thức uống có cồn của cá nhân

Individual Purchases of Alcohol Beverages

R07-P04-F01

00

Khi xuất kho rượu/ bia cho thuyền viên

SQ phụ trách; Capt.

Tàu

51

Báo cáo lượng thức uống có cồn xuất kho hàng tháng

Monthly Alcohol Issue Report

R07-P04-F02

00

Hàng tháng

SQ phụ trách; Capt.

Tàu; Bờ

52

Biên Bản Kiểm Tra Độ Cồn Hàng Tháng / Bất Thường

Monthly/ Unannounced Alcohol Test Record

R07-P04-F03

00

Hàng tháng or Bất thường

SQ phụ trách; Capt. DPA

Tàu; Bờ

53

Biên Bản Xét Nghiệm Ma túy Bất Thường

Unannounced Drug Test Record

R07-P04-F04

00

Bất thường (ít nhất 1 lần / năm)

Ph. HCTV phụ trách

Tàu; Bờ

54

Bảng ghi Giờ làm việc và Giờ nghĩ

Hours of Work & Rest Record

ILO

Tổng kết mỗi tháng

Mỗi thuyền viên; Capt

Tàu; Bờ

55

Mẫu kháng nghị hàng hải

Sample of Sea Protest

R07-P06-F01

00

Khi có sự vụ xẩy ra (nên xin ý kiến cty)

Capt.

Tàu; Bờ

56

DMKT an toàn: Đến cảng xếp/ dỡ hàng

Safety Checklist: Arrival at Loading/ Discharging Terminal

R08-P01-F01

00

Trước khi cập cầu làm hàng

C/O

Tàu

57

Kế hoạch xếp/ dỡ hàng

Cargo loading/ Discharging Plan

R08-P01-F02

R08-P01-F02(T)

00

Trước khi cập cầu làm hàng

C/O

Tàu

(T) áp dụng cho tàu dầu

58

DMKT an toàn – Tàu/bờ

Ship/ Shore Safety Checklist

R08-P01-F03

00

Trước khi làm hàng

C/O

Tàu

59

Bảng thời gian

Time Sheet

R08-P01-F04

00

Hoàn tất làm hàng

C/O

Tàu

60

DMKT an toàn STS1: Xác định Thông tin Ban Đầu

STS Safety Checklist 1:

Pre-fixture Information

R08-P01-F05

00

Trước khi đến cập mạn

Capt.

Tàu

61

DMKT an toàn STS2: Trước Khi Bắt đầu Vận hành

STS Safety Checklist 2: Before Operations Commence

R08-P01-F06

00

Trước khi đến cập mạn

Capt.

Tàu

62

DMKT an toàn STS3: Trước Khi vào Cập Mạn và Buộc dây

STS Safety Checklist 3: Before Run-in and Mooring

R08-P01-F07

00

Trước khi đến cập mạn

Capt.

Tàu

63

DMKT an toàn STS4: Trước khi chuyển tải hàng

STS Safety Checklist4: Before Cargo Transfer

R08-P01-F08

00

Trước khi làm hàng

C/O

Tàu

64

DMKT an toàn STS5:  Trước khi tháo dây buộc tàu

STS Safety Checklist5:  Before Unmooring

R08-P01-F09

00

Trước khi rời tàu nhau

Capt.

Tàu

65

Kế hoạch nhận nhiên liệu

Bunkering Plan

R09-P06-F01

00

Trước khi nhận dầu

C/E

Tàu

66

Danh mục kiểm tra an toàn giao nhận nhiên liệu

Bunkering safety Checklist

R09-P06-F02

00

Trước và trong quá trình nhận dầu

C/E

Tàu

67

Báo cáo tiêu thụ nhiên liệu  và dầu nhờn

Bunker & Lub.oil consumption report

R09-P06-F03

00

Sau khi kết thúc chuyến đi

3/E; C/E

CAPT.

68

Kế hoạch bảo dưỡng tháng

Monthly maintenance plan

R10-P01-F01

00

Cuối mỗi tháng lập KH cho tháng tới

C/O và

C/E; Capt

Tàu; Bờ

Gửi Ph. Kỹ thuật

69

Báo cáo công việc bảo dưỡng trong tháng

Monthly maintenance report

R10-P01-F02

00

Cuối hoặc đầu tháng

C/O và

C/E; Capt

Tàu; Bờ

Gửi Ph. Kỹ thuật

70

Yêu cầu sửa chữa

Repair Requisition

R10-P01-F03

00

Khi có yêu cầu

C/O; C/E; Capt

Tàu; Bờ

Gửi Ph. Kỹ thuật

71

Báo cáo kiểm tra mạn khô

Loadline inspection report

R10-P01-F04

00

3 tháng 1 lần

Capt

Tàu; Bờ

Gửi Ph. Kỹ thuật

72

Báo cáo kiểm tra tàu

Ship  inspection report

R10-P01-F05

00

6 tháng 1 lần

Chuyên viên KT/ DP

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

73

Kiểm tra tình trạng của bơm

Pumps function test

R10-P02-F01

00

Mỗi tháng 1 lần

4/ E; C/E

Tàu

74

Bản Ghi số giờ hoạt động của các bộ phận chính

Main Parts running hours record

R10-P02-F02

00

3 tháng 1 lần

2/E; C/E

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

75

Bản ghi số giờ hoạt động của máy phụ

Auxiliary machinery running hours record

R10-P02-F03

00

Mỗi tháng 1 lần

3/E; C/E

Tàu

76

Danh mục kiểm tra quý của bộ phận máy

Quarterly Checklist for engine department

R10-P02-F04

00

3 tháng 1 lần

C/E

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

77

Bảng ghi cách điện trang thiết bị điện

Record of electric equipment insulation resistance

R10-P02-F16

00

3 tháng 1 lần

C/E

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

78

Bản ghi dầu bôi trơn trục láp

Record of stern tube lubricating oil condition

R10-P02-F17

00

Theo dõi hàng ngày

2/E

Tàu

79

Bản ghi kiểm tra báo động của máy lọc dầu & mức két.

Oil purifier & tank level alarm test record

R10-P02-F18

00

3 tháng 1 lần

C/E

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

80

Danh mục kiểm tra bảo dưỡng trang thiết bị cứu sinh

Checklist for Maintenance of Life Saving Appliances

R10-P02-F19

00

Tuần, tháng, quý

3/O; Capt

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

81

Danh mục kiểm tra bảo dưỡng trang thiết bị cứu hoả

Checklist for Maintenance of Fire Fighting Appliances

R10-P02-F20

00

Tuần, tháng, quý

2/O; Capt

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

82

Danh mục sửa chữa trên đà

Dry- Docking List

R10-P03-F01

00

Lập trước khi lên đà 3 tháng

C/O; C/E; Capt.

Tàu; Bờ

Ph. Kỹ thuật; DP

83

Yêu cầu cung ứng

Requisition for Supplies

R10-P04-F01

00

Khi có yêu cầu

Trưởng Bộ phận

Tàu; Bờ

Phòng chức năng

84

Báo cáo Kiểm kê

Inventory Report

R10-P04-F02

00

6 tháng 1 lần

Trưởng Bộ phận

Tàu; Bờ

Phòng chức năng

85

Danh mục phụ tùng thiết yếu trên tàu

Essential spare parts list onboard

R10-P04-F03

00

Ban đầu và khi có sự thay đổi

Chuyên viên; Tr. Ph Kỹ thuật; C/E

Tàu; Bờ

P. Kỹ thuật

86

Biên bản giao nhận

Delivery and Receipt Record

R10-P04-F04

00

Khi giao nhận

Người giao và người nhận

Tàu; Bờ

Phòng chức năng